A realidade de muitas oficinas
Há algo curioso no mundo da costura.
Podemos passar horas a escolher o tecido perfeito, a calcular um molde com precisão milimétrica ou a ajustar uma manga até que caia exatamente como imaginávamos.
No entanto, muitas vezes toda essa precisão desaparece quando chega a altura de organizar as informações do cliente.
Um caderno.
Uma mensagem no WhatsApp.
Uma fotografia de algumas medidas.
Um pedaço de papel dentro de uma gaveta.
Uma nota escrita à pressa enquanto o próximo cliente espera.
Isso não acontece por o profissional ser desorganizado.
Isso acontece porque, ao longo dos anos, ele tem trabalhado assim.
E esse sistema funciona… até deixar de funcionar.
O verdadeiro problema não são as medidas
Quando alguém fala em digitalizar um atelier de costura, costuma pensar imediatamente em registar medidas.
Mas as medidas raramente são o maior problema.
O difícil é lembrar-me de tudo o resto.
Por exemplo:
- Que tecido é que aquela cliente escolheu?
- O vestido era com decote em V ou sem alças?
- O exame estava marcado para quinta-feira ou para sexta-feira?
- Tinha pedido para subir o cós um centímetro?
- Já recebeu o primeiro orçamento?
Quando uma oficina começa a crescer, cada cliente deixa de ser apenas um conjunto de medidas.
Torna-se um projeto.
E cada projeto gera informação.
Imagem ilustrativa (II)
Quanto tempo é que uma oficina perde realmente à procura de informações?
Poucas pessoas fazem este cálculo.
Imaginemos uma oficina com 60 clientes ativos.
Se, todos os dias, se perdem apenas:
- 2 minutos à procura de uma ficha.
- 3 minutos a rever conversas.
- 2 minutos a verificar medidas antigas.
Estamos a falar de aproximadamente 7 minutos por cliente.
Ao fim de uma semana, podem passar várias horas apenas à procura de informação.
Sem costurar.
Não a desenhar.
Não estamos a atender clientes.
Só estou a procurar.
O caderno não é o inimigo
Aqui, quero desmistificar um mito.
Os cadernos não são maus.
Na verdade, muitos profissionais continuam a utilizá-las porque são rápidas, práticas e fazem parte da profissão há décadas.
O problema surge quando o caderno se torna o único local onde a informação se encontra.
Porque um caderno não permite:
- pesquisar por nome;
- filtrar clientes;
- aceder a partir de outro dispositivo;
- partilhar informação com um colega;
- recuperar dados em segundos.
Não se trata de abandonar o método tradicional.
O objetivo é evitar depender exclusivamente dele.
A diferença entre guardar informação e conseguir encontrá-la
Há uma diferença enorme.
Muitas oficinas guardam a informação de forma impecável.
Mas quando precisam dela…
Não sabem onde ele está.
Organizar uma oficina significa que qualquer informação importante possa ser localizada em poucos segundos.
Não daqui a dez minutos.
Não, depois de rever quarenta conversas.
Não ligar ao cliente para lhe perguntar algo que ele já tinha dito há meses.
Imagem ilustrativa (II)
Que informações deve guardar qualquer costureira, alfaiate ou atelier?
Cada profissional tem o seu método.
Mas, normalmente, uma ficha completa deveria incluir:
Dados pessoais
- Nome
- Telefone
Medidas
- Medidas básicas
- Medidas avançadas
- Observações sobre a postura
Encomenda
- Tipo de peça de roupa
- Estado
- Data prevista
- Data de entrega
Design
- Fotografias
- Referências
- Notas
- Tecidos
Orçamento
- Montante
- Pagamentos efetuados
- Pendente
Histórico
- Trabalhos anteriores
- Preferências do cliente
- Observações
Quanto mais organizada estiver esta informação, menos o profissional dependerá da sua memória.
O cliente também percebe essa organização
Muitas vezes pensamos que organizar um workshop só melhora o nosso trabalho.
Mas o cliente também dá por isso.
Quando uma costureira encontra imediatamente as informações relativas a uma encomenda, isso transmite profissionalismo.
Quando se lembra de um pormenor que o cliente mencionou há semanas, transmite confiança.
Quando responde com segurança, transmite tranquilidade.
A organização também faz parte da experiência do cliente.
A digitalização de uma oficina não significa perder o contacto humano
Existe um certo receio em utilizar ferramentas digitais.
Como se a incorporação da tecnologia fizesse desaparecer o caráter artesanal do ofício.
Na verdade, acontece exatamente o contrário.
Quanto menos tempo um profissional dedica à procura de informação…
Pode dedicar mais tempo a ouvir.
Vamos experimentar.
Vamos desenhar.
Vamos criar.
A tecnologia não substitui o ofício.
Protege-o.
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A organização também reduz os erros
Um erro nas medidas pode custar horas de trabalho.
Um exame esquecido pode atrasar tudo por uma semana inteira.
Uma proposta perdida pode significar um cliente que nunca mais volta.
A maioria destes problemas não surge por falta de experiência.
Surge devido à falta de organização.
O futuro da oficina continua a ser artesanal
A costura será sempre um ofício em que as mãos são fundamentais.
Conforme o gosto.
A experiência.
E o atendimento ao cliente faz toda a diferença.
Mas isso não significa que a organização tenha de continuar a ser igual ao que era há trinta anos.
Hoje em dia, existem ferramentas capazes de poupar tempo sem alterar a forma de trabalhar.
E isso permite que o profissional dedique mais energia precisamente àquilo que nenhuma tecnologia pode fazer por ele:
Criar.
Conclusão
Cada oficina tem o seu próprio método.
Há quem continue a usar um bloco de notas.
Outras folhas de cálculo.
Outras conversas no WhatsApp.
O importante não é o sistema.
O importante é fazer a si próprio uma pergunta muito simples.
Se amanhã um cliente te ligasse para perguntar sobre um pedido feito há oito meses… conseguirias encontrar toda a informação em menos de um minuto?
Se a resposta for sim, provavelmente já tens um sistema sólido.
Se a resposta for não, talvez tenha chegado a altura de repensar a forma como organizas o teu trabalho.
Queres ver uma forma de o fazer?
Em SastrePro.online, concebemos uma aplicação pensada especificamente para costureiras, alfaiates e ateliês.
Não pretende alterar a tua forma de costurar.
Apenas para te ajudar a dedicar menos tempo à procura de informação e mais tempo à criação.
