La realtà di molte officine
C'è qualcosa di curioso nel mondo del cucito.
Possiamo passare ore a scegliere il tessuto perfetto, calcolare un cartamodello con precisione millimetrica o sistemare una manica finché non cade esattamente come l’avevamo immaginata.
Tuttavia, spesso tutta quella precisione svanisce quando arriva il momento di organizzare le informazioni relative al cliente.
Un taccuino.
Un messaggio su WhatsApp.
Una fotografia di alcune misure.
Un foglio in un cassetto.
Una nota scritta in fretta mentre il cliente successivo aspetta.
Non succede perché il professionista sia disorganizzato.
Questo accade perché da anni lavora in questo modo.
E quel sistema funziona… finché non smette di funzionare.
Il vero problema non sono le misure
Quando si parla di digitalizzare un laboratorio di sartoria, di solito si pensa immediatamente alla registrazione delle misure.
Ma le misure raramente rappresentano il problema principale.
La cosa difficile è ricordarsi tutto il resto.
Ad esempio:
- Quale tessuto ha scelto quella cliente?
- Era l'abito con scollo a V o senza spalline?
- L'esame era previsto per giovedì o per venerdì?
- Aveva chiesto di alzare l'orlo di un centimetro?
- Ha già ricevuto il primo preventivo?
Quando un'officina inizia a crescere, ogni cliente smette di essere solo un insieme di misure.
Diventa un progetto.
E ogni progetto genera informazioni.
Immagine illustrativa (IA)
Quanto tempo perde effettivamente un'officina nella ricerca di informazioni?
Poche persone fanno questo calcolo.
Immaginiamo un laboratorio con 60 clienti attivi.
Se ogni giorno si perdono solo:
- 2 minuti a cercare una scheda.
- 3 minuti a rileggere le conversazioni.
- 2 minuti per verificare le misure precedenti.
Stiamo parlando di circa 7 minuti per cliente.
Nel giro di una settimana si possono perdere diverse ore solo a cercare informazioni.
Non cucendo.
Non sto progettando.
Non si ricevono clienti.
Sto solo cercando.
Il quaderno non è il nemico
A questo punto vorrei sfatare un mito.
I taccuini non sono male.
In effetti, molti professionisti continuano a utilizzarle perché sono veloci, comode e fanno parte del mestiere ormai da decenni.
Il problema sorge quando il taccuino diventa l'unico posto in cui sono conservate le informazioni.
Perché un taccuino non permette di:
- cerca per nome;
- filtrare i clienti;
- accedere da un altro dispositivo;
- condividere informazioni con un collega;
- recuperare i dati in pochi secondi.
Non si tratta di abbandonare il metodo tradizionale.
L'obiettivo è evitare di dipendere esclusivamente da lui.
La differenza tra archiviare le informazioni e riuscire a trovarle
C'è un'enorme differenza.
Molte officine conservano le informazioni in modo impeccabile.
Ma quando ne hanno bisogno…
Non sanno dove si trovi.
Organizzare un workshop significa che qualsiasi dato importante possa essere individuato in pochi secondi.
Non tra dieci minuti.
Non dopo aver controllato quaranta conversazioni.
Non chiamare il cliente per chiedergli qualcosa che aveva già detto mesi fa.
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Quali informazioni dovrebbe conservare ogni sarta, sarto o atelier?
Ogni professionista ha il proprio metodo.
Ma in genere una scheda completa dovrebbe includere:
Dati personali
- Nome
- Telefono
Misure
- Misure di base
- Misure avanzate
- Osservazioni sulla postura
Incarico
- Tipo di capo
- Stato
- Data prevista
- Data di consegna
Design
- Fotografie
- Riferimenti
- Note
- Tessuti
Preventivo
- Importo
- Pagamenti effettuati
- In sospeso
Cronologia
- Lavori precedenti
- Preferenze del cliente
- Osservazioni
Più queste informazioni sono organizzate, meno il professionista dovrà fare affidamento sulla propria memoria.
Anche il cliente percepisce questa organizzazione
Spesso pensiamo che organizzare un workshop serva solo a migliorare il nostro lavoro.
Ma anche il cliente se ne accorge.
Quando una sarta trova immediatamente le informazioni relative a un incarico, trasmette un’immagine di professionalità.
Quando ricorda un dettaglio che il cliente ha menzionato settimane fa, trasmette fiducia.
Quando risponde con sicurezza, trasmette serenità.
Anche l'organizzazione fa parte dell'esperienza del cliente.
Digitalizzare un'officina non significa perdere il contatto umano
C'è una certa riluttanza nell'utilizzare gli strumenti digitali.
Come se l'introduzione della tecnologia potesse far scomparire il carattere artigianale di questo mestiere.
In realtà succede esattamente il contrario.
Meno tempo dedica un professionista alla ricerca di informazioni…
Potrà dedicare più tempo all’ascolto.
Da provare.
Mettiamoci al lavoro.
All’opera.
La tecnologia non sostituisce il mestiere.
Lo protegge.
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L'organizzazione contribuisce inoltre a ridurre gli errori
Un errore nelle misure può costare ore di lavoro.
Un esame dimenticato può causare un ritardo di un'intera settimana.
Un preventivo perso può significare un cliente che non tornerà mai più.
La maggior parte di questi problemi non deriva dalla mancanza di esperienza.
Si verificano a causa della mancanza di organizzazione.
Il futuro dell'officina rimane artigianale
Il cucito sarà sempre un mestiere in cui le mani contano.
A proprio piacimento.
L'esperienza.
E il rapporto con il cliente fa la differenza.
Ma questo non significa che l'organizzazione debba rimanere la stessa di trent'anni fa.
Oggi esistono strumenti in grado di far risparmiare tempo senza modificare il modo di lavorare.
E questo permette al professionista di dedicare più energie proprio a ciò che nessuna tecnologia può fare al posto suo:
Crea.
Conclusione
Ogni laboratorio ha il proprio metodo.
Alcuni continuano a usare un taccuino.
Altri fogli di calcolo.
Altre conversazioni su WhatsApp.
L'importante non è il sistema.
L'importante è porsi una domanda molto semplice.
Se domani un cliente ti chiamasse per chiederti informazioni su un ordine di otto mesi fa… riusciresti a trovare tutte le informazioni in meno di un minuto?
Se la risposta è sì, probabilmente disponi già di un sistema solido.
Se la risposta è no, forse è giunto il momento di ripensare al modo in cui organizzi il tuo lavoro.
Vuoi vedere come si fa?
In SastrePro.online abbiamo progettato un’applicazione pensata appositamente per sarte, sarti e atelier.
Non vuole cambiare il tuo modo di cucire.
Solo per aiutarti a dedicare meno tempo alla ricerca di informazioni e più tempo alla creazione.
